過去のマネジメント経験から学んだことの一つに「伝え方」というのがありました。 日常的に使用するスキルでもあり、なかなか言語化が難しいスキルの一つでもあると思います。
マネジメントしている中で「ちゃんと伝わってるかな？」「やっぱり伝わってないなぁ」と思う事があったり、他の人からも「言ったのにやってくれてない」というような言葉も聞いた事があります。
この辺りの問題も今考えれば大体は伝える側に問題があったのだと思います。
伝えるとは何なのか？
伝えるというのは相手に話をすることではありません。
相手が理解して初めて伝えるという事が成立します。
なので相手が理解したいと思える状況を作ることも伝える側の責務だと考えています。 逆に相手に「本当に伝える気があるのかなぁ」と思わせるような状況はよくありません。
以下が良い例だと思います。
- 荒い言葉を使わない。
- 話をする相手の方に体を向ける。
- 声が大きくはっきりと伝える。
- 時間を気にする素振りをしない。
- 目を見る。
- 口頭とメモを効果的に使う。
自分にも未だにできていない部分がたくさんあります。特に忙しいと「相手に体を向ける」が疎かになるのを自分でも感じています。
口頭とメモのセットはエビデンスになるので積極的に使う
自分が今でもよく使う方法です。伝えた後に議事録と称して相手に送りつけます。
目上の人や先方と話をする際にも、後輩や部下と話す際にも使います。
目上の人や先方の場合
- 伝えたい内容を先に口頭で話をする。
- 相手に「今話した内容を後で送りますので、目を通して問題があれば教えてください」と伝える。
- 相手が忙しそうな人の場合は、「忙しいかもしれませんが、問題なければ問題ない旨をお伝えください」と一筆入れる。
- 指摘があれば修正する。
部下や後輩の場合
- 伝えたい内容を先に口頭で話をする。
- 相手に「今の話を要点だけまとめて〇〇までにメッセージ送っておいて」とお願いする。
- 内容に問題なければ「ありがとう！」と返信する。
- 大切なところが漏れてた場合は、そこだけ伝える。（漏れていたら大体自分の伝え方が悪いで「伝え方が悪くて申し訳ないんだけど...」とこちらから先に謝る。）
- 時間までに来なかった場合は「書きかけでいいから、一旦送ってー」と伝える。
- 相手に時間がない場合は「さっきの話はまとめるとこんな感じです」とざっくりしたメモを送る。
はじめはちょっと大変かもしれないけど、慣れれば5分くらいでできます。長い話でも結局大事な事は1つか2つなので。
最後に
正直に言って、ここまでの事をやっても上手くいかない事もあるし、ここまでやらなくても上手くいく現場もありました。
ただ何もせずに上手くいっているケースは相手が優秀なだけで、自分の能力ではないと思っています。
これからもどんな人にも等しく伝えるための方法は試行錯誤をしながら探していきたいと思います。
